Ai sensi dell’art. 1136, ult. co., c.c., delle deliberazioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall’amministratore. Nel verbale, inoltre, deve darsi atto della regolare costituzione dell’assemblea, della nomina del presidente e del segretario, dell’ordine del giorno, delle dichiarazioni dei condòmini intervenuti alla riunione e, infine, delle maggioranze con le quali le deliberazioni vengono prese. Non è necessario che esso sia sottoscritto da tutti i condòmini intervenuti alla riunione assembleare, essendo sufficienti, per la sua esistenza, le sottoscrizioni del presidente e del segretario.
Secondo la prevalente opinione giurisprudenziale:
a) il verbale di assemblea non è un requisito di validità della delibera assembleare ma soltanto un elemento probatorio, perché il legislatore ove ha considerato la verbalizzazione come necessaria ai fini dell’esistenza dell’atto lo ha espressamente previsto come, ad esempio, nel settore societario (art. 2375 c.c.);
b) l’omessa verbalizzazione, perciò, produce soltanto l’inopponibilità della delibera al condòmino che era assente alla riunione assembleare, ma non impedisce a questo stesso condòmino di chiederne l’esecuzione ove egli ne abbia preso conoscenza aliunde (Cass. 3-4-1970, n. 882);
c) il verbale che approva il rendiconto costituisce prova scritta idonea ad ottenere decreto ingiuntivo per il pagamento delle spese condominiali (Cass. 9-10-1997, n. 9787);
d) il verbale può essere impiegato anche per consacrare accordi transattivi fra il condominio e taluno dei condòmini (purché il documento sia sottoscritto, se per il negozio è richiesta la forma scritta ad substantiam, da tutti i contraenti), acquistando, in tal caso, l’effetto probante proprio della scrittura privata, sì da far fede, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni (Cass. 8-7-1981, n. 4480; 19-3-1996, n. 2297).